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  • 整理会议纪要的六个技巧
    发表时间:2017-08-17 来源:党建网微平台
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    作者:范作惠

      

      大凡举办会议,都必须做好会议纪要,以资备查和对照贯彻落实。要把会议纪要整理得相对得体,合乎规范,就必须在记录整理时注意把握好以下几个问题。

     

     

      一要做好事前准备

      通常情况下,举办或召开一次会议,都涉及会议的组织筹备事宜,包括会议主题的确定、议题的收集、议程的安排及相关背景材料的准备等等。有时候这些工作负责会议记录或整理纪要者自身会全程或部分参与,有时候则有专门人员分工。但无论是何种情况,主笔者都要尽可能地在事前多了解掌握相关情况,根据会议确定的议题,备齐有关背景资料,掌握会议将要研究的主要问题,以便记录整理时心中有数、查找方便。

     

      二要忠于会议原意

      记录是纪要之基,是起草纪要的蓝本和依据,因此完整、准确、清晰是其基本要求。做好会议纪要,首先要必须忠实地记下会议的整个原貌,包括时间、地点、参加对象、会议议题和议程、与会者的讲话内容要点、会议总结或议定的事项等等;尤其是要认真领会并忠实记录好主要领导的讲话原意,不可随意偏废。对于每一个参加会议人员的姓名职务,都要认真落实清楚,原本标记。有时候参加会议的对象较多、内容较广、议程也较分散,记录时就要注意分门别类地按所定议题予以记录清楚。对一些不明事项,则应在会后即行予以核实,以免产生遗漏。

     

      三要把握会议要点

      会议纪要的精髓在于“要”,准确把握会议的要点是整理会议纪要的关键。要掌握会议的要点,又关键在于能抓住与会人员达成的共识和议定的事项,也就是要特别注意围绕主题,从与会者的发言中提炼出会议的观点、主张和结论。具体要做到“四善于”:一是善于区分出讨论性意见和表态性、结论性意见的差别;二是善于抓住主管领导、重点部门或某些权威人士发言的实质;三是善于领会把握会议主持人的总结性发言;四是善于统合大多数与会者形成共识的意见。可以说,把握了以上四点,就等于把握了会议纪要的基本框架。

     

      四要确定纪要形式

      根据会议纪要的特点,其正文的写法通常有四种,即综述式、分类式、条款式和摘编式。具体视会议内容而定。如果会议只有一项议题,可采用综述式,即把会议主题、与会人员的统一认识和看法、会议决定的事项等综合在一起,用概述式的方法进行阐述和说明。如果会议规模较大或议题在两个以上,通常用分类式或条款式。分类式即把会议的主要内容依其内在联系归纳成几个方面,然后逐层逐段地将会议涉及的问题分别予以阐述明白,可以分条撰写或加用小标题。涉及重大或重要的会议如座谈会、学术研讨会等,也会使用摘编式,即将与会者在会上的重要性发言,以摘编摘录的形式在会议纪要上体现出来。

     

      五要加工处理文字

      一般可采取以下文字加工处理办法。一是理顺。理顺,一个是根据讲话内容划分不同的部分,让读者看后能够明确会议纪要的主旨和内容。再一个工作,就是要将前后交叉、重复的内容进行分类合并,使纪要提纲挈领、简明扼要。二是修改。在语言上,应尽量去除“口语”;在内容上,要去掉“虚”的部分;在秩序安排上,则要注意“主次分明,以主为先”。三是补删。一是补缺,二是延伸。补缺,就是对应讲未讲、有必要补充的问题,整理时要予以补上去;延伸,就是对讲得不够透彻、容易使人产生误解的问题,整理时要适当补充和深化,使之更为合理、充实和完善。从“删”的方面来讲,删去那些多余的话和不可操作性的内容,特别要注意删除那些政治敏感性比较高、不宜大范围知晓的内容。

     

      六要用好规范语言

      会议纪要十分讲究表述层次,先写什么,后写什么要非常明确,语言要十分规范,要少用修饰词,不讲含糊不清、模棱两可的话。要站在会议的高度,综合全局的意见,而不能突出个人的意志。通常这种层次是用一些约定俗成的专用语言来表达的,如常用的规范语言有“会议听取了”“会议认为”“会议指出”“会议要求”“会议强调”“会议议定”“会议原则同意”等。此外,由于会议纪要属于法定公文范畴,所以整理成文后还涉及会审、签发、分送等等问题。它与其它法定公文的显著区别在于一是文末不落款,二是不署日期,三是不缮印。同时使用统一规定的版式,不能以“红头文件”代替。这些,都是需要在实际工作中加以注意的。

      (据四川秘书网)

    网站编辑:王玥芳

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